Documento de trabalho · circulação restrita
O que entendemos do HCA, e o que propomos construir
O que estamos pensando, o fluxo que enxergamos e quem faz o quê. Feito para ser conferido em minutos e corrigido por áudio — não é um questionário.
Se você só tiver cinco minutos
Vocês responderam 27 perguntas e nos enviaram os formulários que usam no dia a dia. Lemos tudo e refizemos o projeto em cima do que aprendemos. Este documento mostra o que estamos pensando — para vocês validarem a direção antes de a primeira versão começar a ser construída.
A proposta, em três frases. Começar pelo setor de OPME — substituir a planilha de lote e validade por um sistema com alerta, e fazer o registro do implante gerar sozinho a Informação de Uso de Material que hoje é digitada à mão. Depois, o acompanhamento dos pacientes ao longo dos anos, que é onde vocês disseram que dói mais. O resto vem em seguida, e está descrito aqui.
Como responder. Cada item tem um número. Basta dizer "no 1.4 não é assim" — por áudio, por mensagem, do jeito mais rápido. Os dados são de vocês, e nós só temos o que vocês nos enviaram: por isso cada afirmação diz de onde veio, e só vocês podem apontar onde erramos.
- As 12 afirmações estão certas? Basta apontar as furadas, pelo número.
- A ordem das etapas faz sentido? Propomos começar pelo estoque e pelo registro. Se a prioridade de vocês for outra, esta é a hora.
- Podemos passar um dia no hospital? Três conversas: OPME, centro cirúrgico e quem cuida do agendamento e do retorno.
O fluxo, do lote ao acompanhamento
É assim que enxergamos o caminho do dispositivo dentro do HCA — e o que o sistema faz em cada passo.
Lendo os formulários, vimos que a IUM não tem coluna para o número de série do aparelho — ou seja, hoje ele não é capturado em lugar nenhum. É esse número que responde "quem está com este dispositivo" quando um fabricante emite um recall. O passo 3 existe para capturar o que o papel não consegue registrar.
Quem faz o quê
Sete papéis dentro do hospital, mais o paciente. Para cada um, o que o sistema muda — construído a partir do que vocês descreveram.
Controla estoque, lote e validade — hoje numa planilha, sem alerta. Separa o material do dia e é quem fecha cada registro. A primeira tela do sistema é dele: estoque com alerta de vencimento e o fechamento que gera a IUM pronta.
Registra a parte clínica e valida o registro do implante. Passa a validar na tela o que hoje assina no papel — sem digitar dado técnico de dispositivo.
Complementa o registro durante o procedimento: captura o material pela câmera do tablet da sala, apontada para o código da embalagem — inclusive o que foi aberto e não usado. Se a leitura falhar, digita.
Complementa os dados técnicos do dispositivo. Nem sempre é do fabricante — pode ser de empresa fornecedora — e a credencial dele no sistema aponta para os dois.
Confere e consolida o documento depois da validação do médico. Deduzimos que essa pessoa existe pelo campo da IUM — se existe, precisa existir no sistema também. É a afirmação 1.4, a que mais precisamos que vocês confiram.
◐ Nós deduzimosRecebe o pacote de evidência já montado — o que foi usado, de que lote, por quem, quando — em vez de reconstruir isso à mão a partir do papel.
Vê quem precisa voltar e quando, quem está atrasado e quem sumiu. A perda de seguimento — que vocês estimam perto de 10% e hoje não conseguem medir — passa a ser um número.
Sai com um cartão único com QR, com todos os aparelhos que já teve — no lugar de um cartão de cada fabricante. Quem o socorrer em qualquer lugar vê o que ele tem.
As 12 afirmações para vocês conferirem
Uma linha cada. É o nosso entendimento do processo — o que passar errado aqui vira sistema errado depois, e corrigir agora custa uma frase.
Quem faz o quê
O dono do fluxo do dispositivo é o setor de OPME. O médico registra a parte clínica; o OPME preenche os dados técnicos e fecha.
O registro se materializa na Informação de Uso de Material. Nas respostas apareceu como "CUNC"; se dentro do hospital ela tem outro nome corrente, usamos o de vocês.
O registro se fecha no ato do faturamento — é o último elo da cadeia.
Entre o médico e o faturamento existe um conferente administrativo. Deduzido do campo RESPONSÁVEL ADMINISTRATIVO da IUM. Pode ser que o campo exista e ninguém preencha — é a dedução mais arriscada do documento.
Estoque e material
O estoque é próprio, não consignado, e vem da rede estadual — solicitação pelo Almoxarifado Central, entrada no GestHosp Farmácia.
O controle de lote e validade é rigoroso e vive numa planilha, sem alerta automático de vencimento. Cerca de 15 a 20 unidades por mês.
Quem separa o material sabe de cabeça o que cada procedimento consome. O mapa cirúrgico não tem coluna de material — se for isso, esse conhecimento vira um modelo de kit por procedimento no sistema.
O paciente ao longo do tempo
O acompanhamento é de 7 a 30 dias, depois 3 a 6 meses, depois anual, variando conforme a indicação clínica.
Cerca de 10% dos pacientes somem do acompanhamento, e hoje não há como medir. O primeiro ganho é passar a saber o número real.
O paciente é identificado pelo número de registro do prontuário, não pelo CNS. O CNS não aparece em nenhum dos sete documentos — no sistema ele passou a ser opcional.
São três termos de consentimento diferentes, não um. O sistema registra que o termo foi colhido, por tipo e versão — não digitaliza o formulário.
Três grupos de fabricantes atuam aí — Abbott, Medtronic e Biotronik — e o técnico de sala nem sempre é do fabricante.
Cada afirmação tem uma justificativa por extenso — de onde veio e o que mudou no projeto. Está conosco; se quiserem esse nível de detalhe, mandamos junto.
Por onde começamos, e o que vem depois
Propomos começar pelo estoque e pelo registro, não pelo acompanhamento — mesmo vocês tendo dito que a urgência maior está lá. O acompanhamento depende de um cadastro confiável de quem foi implantado e com o quê, e é o registro que produz esse cadastro. Se vocês enxergarem diferente, esta é a hora de dizer.
- Estoque com lote, validade e saldo, com alerta de vencimento — substitui a planilha
- Registro do implante na sala, pela câmera do tablet
- Geração automática da IUM e o pacote de evidência para o faturamento
- Cartão do portador e página de emergência
O que essa etapa prova: se o OPME consegue abandonar a planilha, e se a IUM gerada pelo sistema é aceita pelo faturamento do jeito que sai.
- Acompanhamento com a cadência de vocês, configurável
- Quem está atrasado, quem sumiu, e a taxa de perda de seguimento medida
- Pendência documental e fila ligada à disponibilidade de material
O que essa etapa prova: se o hospital consegue reduzir a perda de seguimento agora que ela é visível.
- Envio do registro estruturado ao prontuário eletrônico
- Portal do paciente e relatórios de gestão para a direção
- Outros hospitais da rede, cada um com seus próprios dados
O que essa etapa prova: se o modelo funciona fora do hospital de origem — a pergunta que interessa à rede estadual.
Sobre integrações — sendo diretos
- GestHosp prontuário: porta aberta. Vocês demonstraram interesse em receber os dados do Atrio+ — está no plano desde o começo, na direção do Atrio+ para o prontuário
- GestHosp Farmácia e PAX: parede, por enquanto. Não expõem interface para outros sistemas. Preferimos conviver com isso a prometer integração que não existe
- Almoxarifado Central: ainda não mapeamos. Assunto para a visita
Sobre prazos: combinamos as datas depois que vocês conferirem as afirmações e confirmarem a ordem acima. Prazo dado antes de o escopo estar acordado não vale para nenhum dos dois lados.
O que o Atrio+ não vai fazer
Por decisão, não por esquecimento — sistema que promete tudo costuma atrapalhar o que já funciona, e muita coisa aí já funciona.
- Não é prontuário eletrônico e não substitui o que vocês usam
- Não guarda evolução clínica, prescrição nem documento assinado
- Não processa pagamento nem compra, e não opera logística
- Não substitui o agendamento cirúrgico — o Atrio+ lê o mapa, não o refaz
- Não muda nenhum processo que já funcione: a intenção é que os documentos que vocês já preenchem passem a sair prontos
O que precisamos de vocês
- Que corrijam as 12 afirmações. Só as erradas, pelo número, do jeito mais rápido para vocês. Cada correção agora custa uma frase; o que passar batido vira sistema errado depois.
- Que confirmem ou mudem a ordem das etapas. É a decisão que define o que construímos primeiro — e destrava o início da primeira versão.
-
Que nos deixem passar um dia no hospital. Nenhuma das conversas é
apresentação — é para ver e ouvir:
- Setor de OPME — a IUM do começo ao fim, a planilha, e uma pergunta que os documentos levantaram: quando um material é aberto e não usado, como isso é lançado e como o faturamento sabe a diferença?
- Centro cirúrgico — acompanhar um procedimento, se possível
- Agendamento e retorno — quem cuida da fila, da regulação e do pós-alta
E meia hora com alguém da TI, para entender as versões do GestHosp e do PAX.
Vocês responderam 27 perguntas e mandaram os documentos que usam todo dia. Isso não é comum, e é a razão de este documento existir. Se em algum ponto entendemos errado, é porque deduzimos demais — não por falta do que vocês deram.